5S nedir
5S, Japonca beş kelimenin baş harfinden gelen ve işyerinin düzenlenmesiyle bu düzenin sürdürülmesini beş adıma bölen bir yöntemdir. Yalın uygulamalarına başlarken genellikle ilk seçilen adımdır.
İlk sırada olmasının pratik bir nedeni var: yedi israf arasında en görünür ve en hızlı sonuç veren kalem gereksiz harekettir, 5S de doğrudan onu hedefler. Birkaç hafta içinde ölçülebilir bir kazanç elde edilmesi, arkadan gelen daha zor ve daha uzun soluklu yalın çalışmaları için gereken güveni üretir.
Ancak yöntemin asıl değeri temizlikte değil görünürlüktedir. Her şeyin yeri belli olan bir alanda, yerinde olmayan şey anında göze çarpar; eksik bir ekipman, açık kalmış bir kapak veya birikmeye başlamış bir yığın fark edilmek için birinin dikkatini beklemez. Görsel yönetimin temeli budur ve 5S'in üretimden ofise kadar her alanda uygulanabilmesinin sebebi de burada yatar.
Beş adım
| # | Japonca | Türkçe | Ne yapılır | Çıktısı |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Seiri | Ayıkla | Gerekli ile gereksizi ayır, gereksizi alandan çıkar | Boşalan alan, kırmızı etiket listesi |
| 2 | Seiton | Düzenle | Kalan her şeye kullanım sıklığına göre yer belirle ve işaretle | Yer işaretleri, gölge panolar, adres etiketleri |
| 3 | Seiso | Temizle | Temizlerken kirin kaynağını bul | Temiz alan ve tespit edilmiş arıza kaynakları |
| 4 | Seiketsu | Standartlaştır | İlk üçünü kim, ne zaman, nasıl yapacak — yazılı hale getir | Standart, kontrol listesi, sorumluluk |
| 5 | Shitsuke | Disiplin | Denetle, puanla, alışkanlık haline getir | Periyodik denetim ve puan trendi |
Bu beş adımın ikiye ayrıldığını görmek, yöntemin neden sık sık başarısız olduğunu da açıklıyor. İlk üçü bir kerelik bir çalışmadır ve birkaç günde tamamlanabilir; son ikisi ise süreklidir ve hiç bitmez. Uygulamaların büyük çoğunluğunda ilk üç adım yapılıp fotoğraf çekiliyor, dördüncü ve beşinci adıma sıra gelmiyor. Altı ay sonra alan eski haline dönüyor, üstelik bu kez "5S denedik, işe yaramadı" inancıyla birlikte. Seiketsu ve Shitsuke olmadan yapılan iş 5S değil, kapsamlı bir temizliktir.
Üçüncü adımın da sık gözden kaçan bir yönü var. Seiso'nun amacı yüzeyi parlatmak değil, kirin nereden geldiğini bulmaktır. Sorter'ın altında sürekli biriken toz bir contanın aşındığına, belirli bir noktada tekrarlayan yağ lekesi bir sızıntıya işaret edebilir. Bu yönüyle Seiso, otonom bakımın giriş kapısıdır: makineyi temizleyen kişi, aynı zamanda onu ilk fark eden kişi haline gelir.
Kırmızı etiket
Seiri adımının standart tekniği kırmızı etikettir. Gerekliliği belirsiz olan her nesneye bir etiket takılır ve nesne, önceden belirlenmiş bir bekleme alanına taşınır. Amaç, "belki lazım olur" tartışmasını anlık bir karara sıkıştırmak yerine, sahibine sahip çıkma fırsatı tanıyan bir süreye yaymaktır.
| Etiket bilgisi | Amacı |
|---|---|
| Nesne adı ve adedi | Envanter |
| Etiketleme tarihi | Bekleme süresini saymak |
| Etiketleyen | İzlenebilirlik |
| Sebep | Gereksiz / fazla / hurda / sahibi belirsiz |
| Karar tarihi | Bu tarihe kadar sahip çıkılmazsa nesne alandan çıkar |
Son satır uygulamanın kilit noktasıdır ve genelde 30 gün verilir. Karar tarihi konmadığında kırmızı etiket alanı zamanla ikinci bir depoya dönüşür; alandan çıkarılan nesneler bu kez orada birikmeye başlar ve yöntem, çözmesi gereken sorunu bir başka odaya taşımaktan ibaret kalır.
Denetim puanlaması
Shitsuke adımı ölçüm ister, çünkü disiplin ancak izlendiğinde sürdürülebilir. Yaygın format her S için beş madde, her madde için 0–4 puan ve toplam 100 üzerinden bir skordur.
Aktarma merkezi 5S denetimi — öncesi ve sonrası
| Kategori | Öncesi | % | Sonrası | % | Artış |
|---|---|---|---|---|---|
| Seiri — ayıkla | 8 / 20 | 40 | 18 / 20 | 90 | +10 |
| Seiton — düzenle | 7 / 20 | 35 | 19 / 20 | 95 | +12 |
| Seiso — temizle | 11 / 20 | 55 | 18 / 20 | 90 | +7 |
| Seiketsu — standartlaştır | 4 / 20 | 20 | 16 / 20 | 80 | +12 |
| Shitsuke — disiplin | 3 / 20 | 15 | 12 / 20 | 60 | +9 |
| Toplam | 33 / 100 | 33 | 83 / 100 | 83 | +50 |
Toplam skordan çok daha fazlasını söyleyen şey, puanların kategoriler arasındaki dağılımıdır. Öncesi tabloda Seiso 55 puanla diğerlerinin belirgin biçimde üstünde, buna karşılık Seiketsu 20 ve Shitsuke 15 puanda kalmış. Bu örüntü, alanın düzenli olarak temizlendiğini ama bu temizliğin hiçbir standarda bağlanmadığını gösteriyor; yani düzen, onu önemseyen birkaç kişinin inisiyatifiyle ayakta duruyor ve o kişiler değiştiği anda kaybolacak.
Sonrası tabloda Shitsuke 60 puanla hâlâ en düşük kategori ve bu beklenen bir sonuç. Disiplin, tek bir çalışmayla yükselen bir boyut değil; aylara yayılan periyodik denetimlerle oluşuyor. Bu skorun düşüklüğü, başarının ilan edileceği yerin burası olmadığını ve üç ay sonra yeniden ölçüm yapılması gerektiğini söylüyor.
Kazancı ölçmek
5S'in en somut ve en kolay ölçülen çıktısı arama süresidir: bir çalışanın ihtiyaç duyduğu ekipmanı veya malzemeyi bulmak için harcadığı zaman. Kronometreyle ölçülebilir, öncesi ve sonrası karşılaştırılabilir ve doğrudan kapasiteye çevrilebilir.
Arama süresi ve kapasite karşılığı
Sekiz arama olayı, uygulama öncesinde ve sonrasında kronometreyle ölçüldü.
Sonrası ortalama arama süresi = 11,25 sn
Düşüş = (51,38 − 11,25) ÷ 51,38 = %78,1
Alanda 24 kişi çalışıyor ve bir gün boyunca çetele tutularak kişi başı ortalama 38 arama olayı sayıldı.
= 610 dakika = 10,2 saat/gün
Aylık (26 gün) = 264 saat ≈ 1,35 tam zamanlı kişi
Bu hesabın değeri, 5S'i bir temizlik faaliyeti olmaktan çıkarıp kaynak tahsisi tartışmasına sokmasıdır. Yönetime "alan düzenlendi" demekle "ayda 264 saat, yaklaşık 1,35 kişilik kapasite serbest kaldı" demek arasında, bir sonraki 5S projesinin bütçesini belirleyecek kadar fark var.
Sık karşılaşılan hatalar
İlk üç adımda durmak. En yaygın hata budur ve sonucu baştan öngörülebilir. Seiketsu ile Shitsuke yapılmadığında alan altı ay içinde eski haline döner; üstelik bu kez "5S denedik, işe yaramadı" inancı da birlikte gelir.
5S'i temizlik ekibine havale etmek. Alanı kullanmayan bir ekip kurulan düzeni sahiplenmez ve ilk yoğun günde düzen bozulur. Ayrıca Seiso adımında kirin kaynağını fark edebilecek olan kişi de o alanda her gün çalışan kişidir; dışarıdan gelen biri yalnızca yüzeyi temizler.
Kırmızı etikete karar tarihi koymamak. Tarih belirlenmediğinde bekleme alanı zamanla ikinci bir depoya dönüşür. Alandan çıkarılan nesneler bu kez orada birikir ve yöntem, çözmesi gereken sorunu yalnızca başka bir odaya taşımış olur.
Denetimi puanlamadan yapmak. "Alan güzel görünüyor" izlenebilir bir veri değildir ve iki denetim arasında karşılaştırma yapmaya imkân vermez. Puanlama bir trend üretir; trend olmadan disiplinin gelişip gelişmediği de bilinemez.
5S'i her israfın çaresi sanmak. Yöntem yalnızca gereksiz hareketi hedefler ve orada güçlü sonuç verir. Bekleme, hatalar ve aşırı işleme farklı araçlar ister; hangi israfın hangi yönteme gittiği 7 israf sayfasında tabloyla veriliyor.