Güven zinciri
Bir kuruluşun ISO 9001 belgesi olması, sisteminin bağımsız bir taraf tarafından denetlendiği anlamına geliyor. Ama o bağımsız tarafın yetkin ve tarafsız olduğunu kim doğruluyor? Cevap, birkaç halkalı bir zincirde.
| Seviye | Taraf | Ne yapar | Hangi kurala tabi |
|---|---|---|---|
| 1 | Kuruluş | Yönetim sistemini kurar ve işletir | ISO 9001, 14001, 45001… |
| 2 | Belgelendirme kuruluşu | Kuruluşu denetler ve belge verir | ISO/IEC 17021-1 |
| 3 | Akreditasyon kurumu | Belgelendirme kuruluşunu akredite eder | ISO/IEC 17011 |
| 4 | Uluslararası tanınma | Akreditasyon kurumlarını karşılıklı tanır | IAF ve ILAC çok taraflı anlaşmaları |
Türkiye'de üçüncü seviyedeki kurum TÜRKAK. Dördüncü seviye, bir ülkede verilen akreditasyonun başka ülkelerde de kabul edilmesini sağlayan mekanizma; ihracat yapan bir kuruluş için belgenin yurt dışında geçerli olması bu halkaya bağlı.
Beş standart
Uygunluk değerlendirme faaliyetleri türlerine göre farklı standartlara tabi. Karışıklığın en çok yaşandığı yer bu ayrım.
| Standart | Faaliyet | Neyi değerlendirir | Örnek |
|---|---|---|---|
| ISO/IEC 17020 | Muayene | Bir nesnenin veya tesisin belirli bir ana ait durumu | Asansör periyodik muayenesi, vinç kontrolü |
| ISO/IEC 17021-1 | Yönetim sistemi belgelendirme | Kuruluşun yönetim sistemi | ISO 9001, 14001, 45001 belgelendirmesi |
| ISO/IEC 17024 | Personel belgelendirme | Bir kişinin tanımlı bir yetkinlik şemasına göre yeterliliği | Kaynakçı, NDT personeli, iş güvenliği uzmanı |
| ISO/IEC 17025 | Deney ve kalibrasyon laboratuvarı | Ölçüm ve deney sonuçlarının geçerliliği | Kalibrasyon laboratuvarı, malzeme deneyi |
| ISO/IEC 17065 | Ürün, süreç ve hizmet belgelendirme | Ürünün veya hizmetin bir şartnameye uygunluğu | CE kapsamındaki ürün belgelendirmesi |
Ayrımın en karıştığı ikili 17020 ile 17065. Muayene, bir nesnenin o andaki durumunu tespit eder ve sonucu o ana aittir; ürün belgelendirme ise ürünün bir şartnameye uygun olarak üretildiğini değerlendirir ve süreklilik iddiası taşır. Bir asansörün yıllık muayenesi 17020 kapsamındadır; aynı asansörün piyasaya arz edilirken CE işareti alması 17065 kapsamındadır.
İkinci karışıklık 17021 ile 17024 arasında. İlki kuruluşun sistemini, ikincisi kişinin yetkinliğini belgelendiriyor. Öğrenmeyi ölçmek sayfasında en güçlü sertifika türü olarak geçen akredite personel belgelendirme, 17024 kapsamına giriyor; ayırt edici yanı, değerlendirme kriterlerinin bağımsız bir yetkinlik şeması tarafından tanımlanmış olması.
Tarafsızlık
Beş standardın hepsinde ortak ve en ağırlıklı şart tarafsızlık. Gerekçesi yapısal: uygunluk değerlendirme kuruluşu, hizmet bedelini değerlendirdiği taraftan alıyor.
| Tehdit | Nasıl oluşur | Karşı önlem |
|---|---|---|
| Kişisel çıkar | Denetçinin müşteriyle geçmiş ilişkisi | Görevlendirme öncesi beyan, rotasyon |
| Kendini denetleme | Danışmanlık verilen kuruluşun denetlenmesi | Danışmanlık ve belgelendirme faaliyetlerinin ayrılması |
| Aşinalık | Aynı denetçinin yıllarca aynı müşteriyi denetlemesi | Denetçi rotasyon kuralı |
| Baskı | Belge kaybı tehdidiyle karar etkileme girişimi | Karar verme yetkisinin denetçiden ayrılması |
| Ticari | Gelirin tek bir müşteriye yoğunlaşması | Gelir yoğunlaşmasının izlenmesi |
İkinci satır en katı kuralı doğuruyor: aynı kuruluş bir müşteriye hem yönetim sistemi danışmanlığı verip hem o sistemi belgelendiremez. Bu ayrım sektörde en çok ihlal edilmeye çalışılan şart ve akreditasyon denetimlerinde özellikle incelenen alan.
Dördüncü satırdaki önlem yapısal bir çözüm: denetimi yapan kişi belge verme kararını vermiyor. Denetçi bulguları raporluyor, kararı ayrı bir karar verici ya da komite alıyor. Böylece saha sırasında oluşabilecek baskı, karar mekanizmasına doğrudan yansımıyor.
Yetkinlik ve kapsam
Akreditasyon bir kuruluşa bütün olarak verilmiyor; belirli kapsamlar için veriliyor. Bu, belge doğrulamada en çok gözden kaçan nokta.
Akreditasyon kapsamı, akredite kuruluşun hangi standartlarda ve hangi sektörlerde belgelendirme yapabileceğini tanımlar. Kapsam dışında verilen belge akredite sayılmaz.
Sektör kapsamı, yönetim sistemi belgelendirmesinde IAF sektör kodlarıyla tanımlanıyor. Bir belgelendirme kuruluşu ISO 9001 için akredite olabilir ama yalnızca belirli sektör kodlarında; taşımacılık ve lojistik kapsamında akreditasyonu yoksa, o sektördeki bir kuruluşa verdiği belge akredite belge değil.
Laboratuvar tarafında kapsam daha da ayrıntılı. 17025 akreditasyonu deney veya kalibrasyon metodu düzeyinde veriliyor; bir laboratuvar belirli bir büyüklüğü belirli bir aralıkta ve belirli bir belirsizlikle ölçmek üzere akredite oluyor. Kalibrasyon sertifikasında kontrol edilmesi gereken şey de bu: ölçüm noktalarının kullanım aralığını kapsayıp kapsamadığı.
Belge nasıl doğrulanır
Bir tedarikçinin ISO 9001 belgesinin kontrolü
Tedarikçi değerlendirmesinde belge ibraz edildi. Sırayla kontrol edilecekler:
| # | Kontrol | Nasıl yapılır | Sorun çıkarsa |
|---|---|---|---|
| 1 | Belge geçerli mi | Geçerlilik tarihi ve gözetim durumu | Süresi dolmuş veya askıya alınmış olabilir |
| 2 | Belgelendirme kuruluşu akredite mi | Akreditasyon kurumunun kuruluş listesinden | Akredite değilse belge bağımsız doğrulama taşımıyor |
| 3 | Akreditasyon kapsamı uygun mu | Kapsam listesinde ilgili standart ve sektör kodu | Kapsam dışıysa belge akredite sayılmıyor |
| 4 | Belge kapsamı doğru mu | Belgede yazan faaliyet ve adres | Tedarik edilen ürün kapsam dışında olabilir |
| 5 | Belge kuruluşun kayıtlarında var mı | Belgelendirme kuruluşunun doğrulama sisteminden | Kayıtta yoksa belge geçersiz |
Dördüncü kontrol neden kritik
Belgenin üzerinde yazan kapsam, o belgenin hangi faaliyetleri ve hangi adresleri kapsadığını gösteriyor. Üç tesisi olan bir kuruluşun belgesi yalnızca bir tesisi kapsıyor olabilir; tedarik edilen ürün belgesiz tesiste üretiliyorsa belge o ürün için bir güvence sunmuyor.
Aynı durum faaliyet kapsamında da geçerli. "Taşımacılık hizmetleri" kapsamlı bir belge, o kuruluşun depolama faaliyetini kapsamıyor. Belge var diye kapsamı okumamak, tedarikçi değerlendirmesinde en yaygın hata.
İkinci ve üçüncü kontrol, belgenin akredite olup olmadığını belirler
Dördüncü kontrol, belgenin ilgili olup olmadığını belirler
Son satır ayrımı özetliyor: bir belge akredite olabilir ama tedarik edilen ürünle ilgisiz olabilir. İki ayrı sorudur ve ikisi de sorulmalıdır.
Sık karşılaşılan hatalar
Belgenin akredite olup olmadığını kontrol etmemek. Akredite olmayan bir kuruluşun verdiği belge de aynı adı taşıyor; fark, bağımsız doğrulamanın bulunup bulunmamasında.
Akreditasyon kapsamını okumamak. Bir kuruluş belirli standart ve sektörler için akredite olur; kapsam dışında verdiği belge akredite sayılmıyor.
Belge kapsamını faaliyetle karşılaştırmamak. Belge yalnızca üzerinde yazan faaliyet ve adresleri kapsıyor; tedarik edilen ürün kapsam dışında kalabiliyor.
17020 ile 17065'i karıştırmak. Muayene o andaki durumu tespit eder, ürün belgelendirme şartnameye uygunluk için süreklilik iddiası taşır.
Danışmanlık ile belgelendirmeyi aynı kuruluştan almak. Kendini denetleme tehdidi oluşturur ve belgenin güvenilirliğini zayıflatır.
Laboratuvar kapsamını ölçüm noktası düzeyinde kontrol etmemek. 17025 akreditasyonu metot ve aralık düzeyinde veriliyor; kullanılan aralık kapsam dışındaysa sertifika o aralık için dayanak sunmuyor.