Kapasiteden çizelgelemeye
Kapasite planlaması sayfası günlük talep ve hizmet seviyesinden yola çıkarak kadro büyüklüğünü hesaplıyor. Ancak o hesap, talebin gün içinde eşit dağıldığını varsayar; oysa dağılmıyor.
Çizelgeleme, hesaplanan kadronun gün içindeki saatlere dağıtılmasıdır. Girdisi saatlik talep eğrisi, çıktısı ise hangi vardiyada kaç kişinin bulunacağıdır.
Ayrımın neden önemli olduğu basit bir gözlemden geliyor: toplam kadro yeterli olsa bile yanlış saatlere yerleştirildiğinde tepe saatte kuyruk oluşuyor ve dip saatte insanlar boş duruyor. Aynı sayıda kişiyle, yalnızca yerleştirmeyi değiştirerek hizmet seviyesini yükseltmek mümkün.
Saatlik talep eğrisi
Çizelgelemenin tek zorunlu girdisi saatlik talep verisi. Bu veri çoğu operasyonda zaten mevcut — barkod okutma kayıtları, sipariş zaman damgaları veya çağrı kayıtları saat bazında toplanabiliyor.
Eğriden çıkarılacak üç sayı var: tepe saat talebi, dip saat talebi ve ikisinin oranı. Üçüncüsü çizelgeleme zorluğunu doğrudan gösteriyor; oran büyüdükçe sabit vardiyalarla iyi bir çözüm bulmak zorlaşıyor.
Saatlik kişi ihtiyacı = o saatteki talep ÷ kişi-saat kapasitesi
Kişi-saat kapasitesi, zaman etüdünden gelen standart süreden hesaplanır.
Çözümlü örnek
Aktarma merkezi — 24 saatlik talep ve kadro
Günlük toplam 14.340 gönderi. Zaman etüdünden gelen vardiya kapasitesi 345,2 gönderi ve vardiya 8 saat olduğu için kişi-saat kapasitesi 43,15 gönderi.
| Saat | Talep | Kişi ihtiyacı | Saat | Talep | Kişi ihtiyacı |
|---|---|---|---|---|---|
| 00 | 210 | 4,9 | 12 | 820 | 19,0 |
| 03 | 140 | 3,2 | 14 | 930 | 21,6 |
| 06 | 520 | 12,1 | 16 | 1.080 | 25,0 |
| 08 | 940 | 21,8 | 18 | 960 | 22,3 |
| 09 | 1.010 | 23,4 | 20 | 380 | 8,8 |
| 10 | 980 | 22,7 | 22 | 260 | 6,0 |
Tepe / dip oranı = 7,71 kat · ortalama ihtiyaç = 13,8 kişi
Tepe ile dip arasındaki 7,71 katlık fark, bu operasyonun çizelgeleme açısından zor bir profil taşıdığını gösteriyor. Ortalamaya göre kurulan bir kadro (13,8 kişi) tepe saatte ihtiyacın yarısını bile karşılamıyor.
Üç sabit vardiya
Her vardiya, kendi içindeki tepe ihtiyaca göre boyutlandırılıyor.
| Vardiya | Vardiya içi tepe | Kadro | Kurulu kapasite | Vardiya talebi | Atıl |
|---|---|---|---|---|---|
| 00–08 | 17,6 | 18 | 6.214 | 2.410 | %61,2 |
| 08–16 | 23,6 | 24 | 8.285 | 7.460 | %10,0 |
| 16–24 | 25,0 | 26 | 8.975 | 4.470 | %50,2 |
| Toplam | 68 | 23.474 | 14.340 | %38,9 |
Ortalama ihtiyaç 13,8 kişi iken kurulan kadro 68 kişi-vardiya = günde 22,7 kişi eşdeğeri
Sonuç dikkat çekici: talebin tamamı karşılanıyor ama kurulu kapasitenin neredeyse %40'ı atıl. Bunun kaynağı vardiya içi dengesizlik. 00–08 vardiyasında tepe ihtiyaç 17,6 kişi, ancak bu tepe yalnızca vardiyanın son saatlerinde oluşuyor; ilk beş saatte ihtiyaç 5 kişinin altında. Vardiya tek bir kadroyla çalıştığı için o kadro sekiz saat boyunca sabit kalıyor.
Asıl bulgu şu: atıl kapasitenin sebebi fazla kadro değil, kadronun sabit sekiz saatlik bloklara hapsedilmesi. Vardiya sınırları talep eğrisine göre değil takvime göre çizildiğinde bu kayıp kaçınılmaz hale geliyor.
Kaydırmalı vardiya
Sabit vardiyaların ürettiği atıl kapasiteyi azaltmanın yolu, başlangıç saatlerini talep eğrisine göre kaydırmak. Sekiz saatlik blok korunur ama hepsi aynı anda başlamaz.
| Yaklaşım | Nasıl çalışır | Atıl kapasite | Zorluğu |
|---|---|---|---|
| Sabit üç vardiya | 00–08, 08–16, 16–24 | En yüksek | En kolay yönetim |
| Kaydırmalı başlangıç | Grupların başlangıcı 2–3 saat aralıklarla kaydırılır | Belirgin biçimde düşer | Orta — daha fazla çizelge kalemi |
| Esnek süre | 4 ve 6 saatlik kısmi vardiyalar tepe saatlere eklenir | En düşük | En zor — mevzuat ve işgücü kısıtları |
Kaydırmalı vardiyanın asıl kazancı, tepe saate birden fazla grubun aynı anda denk gelmesi. Örnekteki 16:00 tepesi için 08–16 vardiyasının son saati ile 14–22 vardiyasının başlangıcı çakıştırıldığında, o saatte iki grup birden sahada oluyor ve tepe ayrıca kadro kurulmadan karşılanıyor.
Çizelgeleme kısıtları
Matematiksel olarak en iyi çizelge, uygulanabilir çizelge olmayabiliyor. Kararın önünde duran kısıtlar üç grupta toplanıyor.
| Kısıt türü | Örnekler |
|---|---|
| Yasal | Günlük ve haftalık azami çalışma süresi, asgari dinlenme aralığı, gece çalışması sınırları, hafta tatili |
| Örgütsel | Toplu iş sözleşmesi hükümleri, rotasyon kuralları, kıdem esaslı tercih hakkı |
| İnsani | Ulaşım imkânı, ardışık gece vardiyası sayısı, çalışan tercihi, devamsızlık etkisi |
Üçüncü grup en çok ihmal edileni ve en pahalıya mal olanı. Ardışık gece vardiyası sayısını yükseltmek kâğıt üzerinde atıl kapasiteyi düşürüyor; buna karşılık devamsızlık, hata oranı ve personel devri artıyor. ISO 45001 kapsamında yorgunluk bir İSG riski olarak değerlendirilir ve vardiya düzeni bu değerlendirmenin girdisidir.
Kısıtların tamamı yazılı olmadığında çizelge her ay yeniden tartışılıyor. Yazılı bir kural setinin ilk faydası da bu tartışmayı bitirmesi.
Sık karşılaşılan hatalar
Kadroyu ortalama talebe göre kurmak. Örnekte ortalama ihtiyaç 13,8 kişi, tepe ihtiyaç 25,0 kişi; ortalamaya göre kurulan kadro tepe saatte ihtiyacın yarısını karşılıyor.
Vardiya sınırlarını talep eğrisine bakmadan çizmek. Takvime göre çizilen sekiz saatlik bloklar, örnekte %38,9 atıl kapasite üretti.
Atıl kapasiteyi tampon sanmak. İkisi farklı şeyler; tampon değişkenliğe karşı bilinçli olarak tutulur, atıl kapasite ise çizelgeleme hatasından doğar ve azaltılabilir.
Saatlik talep verisini toplamamak. Çizelgelemenin tek zorunlu girdisi bu veridir ve çoğu operasyonda zaten kayıtlı olarak durur; toplanmadığında karar sezgiyle veriliyor.
İnsani kısıtları hesaba katmamak. Kâğıt üzerinde verimli görünen bir çizelge, devamsızlık ve personel devri üzerinden maliyetini geri alıyor.
Çizelge kurallarını yazılı hale getirmemek. Kurallar kayıtlı olmadığında çizelge her dönem yeniden tartışma konusu oluyor ve kararın gerekçesi kalmıyor.